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Praxisbeispiel: Wie die CMFundament Bedarfsplanung einem Kunden über eine Million Euro plus zahlreicher weiterer Schäden sparte

Bedarfsplanung, Nutzenanalyse – all das klingt beim Lesen oft recht theoretisch.
Doch wenn es konkret an den Geldbeutel geht, wird aus der Theorie spürbare Realität.

In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie wir mit unserer Nutzer-Bedarfsplanung einen Kunden vor großem finanziellen und weiteren Schaden bewahren konnten.

Ausgangssituation der Bedarfsplanung: Ein großes Vorhaben steht in den Startlöchern 

Ein Kunde aus dem Bereich Gesundheitswesen wendete sich an uns. Er benötigt im Zuge der Expansion einen weiteren Firmensitz. Er wollte also ein neues Bürogebäude bauen. Bevor er mit der eigentlichen Bauplanung startet, beauftragt er CMFundament mit der Bedarfsplanung. 

Die Rahmenbedingungen für das Bauprojekt

Über die örtliche Wirtschaftsförderung konnte der Kunde bereits ein passendes Grundstück erwerben. Er hat sich einen Budgetrahmen in Höhe eines niedrigen zweistelligen Millionenbetrags gesteckt. Das Gebäude soll mehrere Nutzungseinheiten umfassen, allerdings gibt es noch kein konkretes Anforderungs- und Nutzerbedarfsprofil. Dieses wird vor Start der eigentlichen Bauplanung benötigt. Um dieses zu erarbeiten, hat uns der Kunde im Rahmen unserer Bauberatung „CMFundament“ mit der Nutzerbedarfsplanung beauftragt.

Ziel der Bauprojekt-Beratung

Im Rahmen der Vorgespräche stimmen wir als Ziel ab, die Grundlage für die an die Bedarfsplanung anschließende Gebäudeplanung bzw. Objektplanung zu erstellen. Hierfür sollen die konkreten Bedarfe erarbeitet werden.

Unsere Leistungen im Rahmen der Bauberatung und Bedarfsplanung 

Um das gesteckte Ziel zu erreichen, prüfen wir vorab die notwendigen Maßnahmen.
Unser Angebot für die Beratung beim Bauvorhaben umfasst schließlich drei Workshops mit unterschiedlichen Unternehmens- bzw. Abteilungsverantwortlichen. Zu den Workshops gehören die jeweiligen Vor- und Nachbereitungen sowie die Ergebnisaufbereitung.
Uns ist wichtig, eine ganzheitliche Perspektive auf die Bedarfsplanung zu bekommen und sicherzugehen, dass wir alle Anforderungen einbeziehen. 

Aufbereitung der Ergebnisse der Bedarfsplanung

Natürlich reicht es nicht, sich einmal an einen Tisch zu setzen und die Wünsche zu formulieren. 
Um ein solides Fundament für die späteren Planungsphasen zu bekommen, umfasst unsere Ergebnisdokumentation die grafische und schriftliche Ausarbeitung des konkreten Bedarfs bezüglich der:

  • Flächenanforderung
  • Organisations- und Infrastruktur innerhalb des Gebäudes
  • Mitarbeiteranzahl je Organisationseinheit 
  • Gewünschten Arbeitsform
  • Anforderungen an die Nachhaltigkeit
  • Uvm. 

Die Risiko-Überraschung 

Nach dem zweiten Workshop haben wir gemeinsam mit dem Architekten einen Abgleich der erforderlichen Flächen mit dem zur Verfügung stehenden Budget vorgenommen. Dabei trat ein enormes Risiko zu tage. Es wurde deutlich, dass wir das Budget um ca. 400m² überschreiten.  Das bedeutet, dass die tatsächlichen Baukosten wesentlich höher liegen und das Budget nicht eingehalten werden kann, sofern die Flächenanforderung 1zu1 umgesetzt würde.
Durch die umfassende Bedarfsplanung konnten wir diesen potenziellen„Schaden“ –  abwenden. Dieser hätte weit mehr als nur höhere Baukosten betragen.

Baukosten und mehr: Die potentielle Schadensbilanz, die abgewendet werden konnte

Hier ein kurzer Überblick zu den größten Schäden, mit denen Sie in einem solchen Fall rechnen müssen bzw. unser Kunde hätte rechnen müssen:

  • ca. EUR 1 Mio. höhere Baukosten 
  • zuzüglich höhere anteilige Baunebenkosten
  • ggf. zeitlicher Verzug 
  • voraussichtlich höhere Finanzierungskosten
  • unzufriedener Bauherr
  • Auswirkung einer gestörten Geschäftsbeziehung und Vertrauensverlust
  • usw. 

Der strategische Vorteil der CMF Fundament Bedafsplanung im Bauwesen

An dieser Stelle zeigt sich der strategische Beratungsansatz bzw. der daraus resultierende Vorteil von CMFundament:
Das Flächenprofil wurde vor dem eigentlichen Planungsbeginn grundsätzlich definiert und auf Realisierbarkeit (bzgl. dem fixen Budget) überprüft. Dabei stellte sich heraus, dass die Anforderungen in dem vorgegebenen Rahmen in Gänze realisierbar wären.
Das Kostenrisiko resultierend aus dem zu großen Flächenprofil wurde mit minimalem Aufwand identifiziert.
Bei einem sofortigen Planungsbeginn ohne die Voranalyse durch CMFundament wäre ein ungleich höherer Aufwand in Form von Planungskosten investiert worden und das Risiko ggf. trotzdem nicht identifiziert worden

Gemeinsam mit dem Bauherrn konnten wir rechtzeitig ohne Zeit- und Geldverlust gegensteuern.

Die Lösung aus der Bauberatung

Selbstverständlich decken wir nicht nur die Risiken auf, sondern unterstützen auch dabei, Lösungen zu finden. In diesem Fall sah die Lösung wie folgt aus:

  • Basierend auf einer nochmaligen Bedarfsüberprüfung konnte das Flächenprogramm ohne Qualitätsverlust sowie unter Erfüllung aller Anforderungen reduziert werden
  • Es wurde ein effizienteres Flächenprogramm erarbeitet, mit dem das Budget eingehalten werden kann
  • Das Planungsrisiko in der Planungsphase wurde minimiert

Das Ergebnis der Bedarfsplanung

Im Ergebnis unserer Bedarfsplanung ist der Bauherr froh und dankbar, dass er CMFundament genutzt hat.  Mit der Beauftragung für die Bauberatung vorab hat er einen spürbaren Mehrwert erhalten.

Fazit aus unserem Fallbeispiel

Um Risiken eines Bauprojektes, die bei Eintritt IMMER zu Kostenerhöhungen führen, frühzeitig zu erkennen, sollten Sie noch vor der Planung eine umfassende Bedarfsplanung erarbeiten. 
So konkretisieren Sie Ihre Flächenanforderung, sorgen für einen effizienteren Planungsprozess und beugen teuren Überraschungen vor. 
Natürlich kostet die Vorplanung etwas Geld – sie nicht zu machen, kostet im Ernstfall jedoch viel mehr Geld!

Deshalb ist unsere dringende Empfehlung:

Denken Sie Vor, anstatt nachzubessern – wenn Sie Hilfe benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne!

E-mail: info@cmfpartner.de
Telefon: +49 261 91547-0

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