Endlich ist die Planungsphase abgeschlossen und Sie stehen mit Ihrem Projekt hochmotiviert und mit ambitionierter Zeitplanung in den Startlöchern. Doch dann hängt Ihr Immobilienprojekt im Genehmigungsverfahren fest…

Solche Situationen sind vielen Bauherren schmerzlich bekannt. 

So frustrierend sie sind, haben wir eine gute Nachricht: Sie sind nicht so machtlos der Bürokratie ausgesetzt, wie Sie vielleicht denken. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Hebeln Sie dafür sorgen können, dass Ihre Ziele im Genehmigungsverfahren nicht ausgebremst werden.  

Die Phasen der Bauplanung 

Ein Bauvorhaben gliedert sich grob gesagt in die folgenden 4 Phasen:

• Planungsphase
• Genehmigungsphase
• Ausschreibungsphase
• Ausführungsphase

Die Genehmigungsphase ist die Phase, auf die Sie als Bauherr und Planer – gefühlt – am wenigsten Einfluss haben.

So entsteht häufig folgende Situation, wenn Bauherren einen Bauantrag stellen:

Nach der Abgabe vom Bauantrag agieren Sie nicht mehr, warten ab und reagieren nur noch, z. B. auf Nachfragen der Behörden.

Schon entsteht der Eindruck, dass Sie von der Arbeit der Behörden abhängig sind. 

Veränderte Laufzeiten von Genehmigungsverfahren

Die Laufzeit der Genehmigungsverfahren von Bauprojekten hat sich in den letzten Jahren stark verlängert. 

Die wichtigsten Gründe hierfür sind:

• Stark gestiegene Anzahl an Bauanträgen aufgrund des allgemeinen Immobilienbooms
• Mangel an (Fach)Personal in den Behörden
• Immer mehr und komplexere regulatorische und genehmigungstechnische Anforderungen
• Je nach Art und Größe des Projektes: steigende Anzahl an zu beteiligenden Fachbehörden
• Nachwirkung der Corona-Pandemie: Home-Office und zum Teil geringere Produktivität der Sachbearbeiter

Doch Sie sind diesem Trend längst nicht machtlos ausgeliefert.

Ihre drei wichtigsten Hebel, um die Genehmigungsverfahren zu beschleunigen

Wir stellen Ihnen 3 Ansatzpunkte vor, mit denen Sie die Fäden für Ihr Genehmigungsverfahren in der Hand behalten.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

DER wichtigste Punkt hier: REDEN HILFT!

Bedenken Sie, dass hinter der Genehmigung für Ihr Bauprojekt Menschen sitzen. Es sind Menschen, die darüber entscheiden – und mit denen können Sie in Kontakt treten.

Finden Sie den für Ihr Projekt zuständigen Sachbearbeiter bei der Genehmigungsbehörde, dem Bauamt, heraus. Machen Sie ihn/sie zu Ihrem besten Freund und betreiben Sie Werbung für Ihr Projekt! Das erfordert ein gewisses Fingerspitzengefühl. 

Sie können damit bereits vor dem Einreichen der Anträge beginnen. Hierfür gibt es auch die Möglichkeit einer Bauvoranfrage.

Pflegen Sie einen regelmäßigen Austausch mit den Behörden. Fragen Sie nach Feedback zu den eingereichten Unterlagen, welche Dokumente, Nachweise etc. noch fehlen. Bereiten Sie den Antrag mundgerecht und leicht verdaulich auf.

Erkundigen Sie sich ruhig proaktiv nach Bedenken, Einwänden gegen die eingereichte Planung und räumen Sie diese aus.

Mit einer solchen offenen Kommunikation zeigen Sie, dass Sie nichts zu verbergen haben und gesprächsbereit sind.  

Genehmigungsplanung: Prioritäten setzen

Etliche Schwierigkeiten mit der Baugenehmigung können Sie bereits während der Genehmigungsplanung umgehen. 

Setzen Sie Prioritäten und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche!

Priorisieren Sie dabei kritische und bedeutungsrelevantere Entscheidungen (z.B. Brandschutz). Kalkulieren Sie längere Bearbeitungszeiten ein bei erforderlichen Zuarbeiten von Dritten wie beispielsweise externen Sachverständigen. 

Hierfür bedarf es Experten mit entsprechender Erfahrung, die erkennen, wo es gegebenenfalls kritisch werden könnte, die wissen, wo Gutachten benötigt werden und die entsprechende Zeitaufwände gut abschätzen können. 

Wenn Sie hinreichende Informationen zum Ablauf des Genehmigungsverfahrens haben, das je nach Bundesland und auch fallbezogen variieren kann, wird es möglich, schon zu Beginn potenzielle Verzögerungen auszuschließen.   

Unterlagen für den Bauantrag

Die Unterlagen für Ihren Bauantrag sind Ihr Aushängeschild bei der Behörde.

Arbeiten Sie diese so sorgfältig auf, wie die Präsentation vor einem Top-Kunden.

Häufig sitzen in Behörden Menschen, denen Zahlen, Daten und Fakten sowie Struktur wichtig sind. Auch der äußere Eindruck zählt. 

Stellen Sie sich vor, Sie würden total chaotische Unterlagen bekommen mit viel Fließtext, kleingedruckt und unübersichtlich – wahrscheinlich würde Ihnen schon vom Draufschauen die Lust vergehen. 

Wenn Ihre Unterlagen ansprechend und ordnungsgemäß aufbereitet sind, macht die Bearbeitung etwas gleich mehr Freude.

Eine gute Struktur, die wichtigsten Informationen hervorgehoben, alles übersichtlich sortiert hilft dem Sachbearbeiter, sich schnell in Ihrem Projekt zurecht zu finden.

Besonders wichtig ist die Vollständigkeit der Unterlagen.

Wenn Ihr Projekt in der Bearbeitung ist und erst mal Unterlagen nachgefordert werden müssen, landet es wieder in einer Warteschleife und die Bearbeitungsdauer verzögert sich. 

Außerdem sind die Behörden nicht verpflichtet, Unterlagen nachzufordern. Theoretisch ist auch eine Ablehnung bei unvollständigem Material möglich.

Informieren Sie sich dazu im Vorfeld über die geltenden Vorschriften und Anforderungen des Genehmigungsverfahren in Ihrer Region.

Sorgen Sie dafür, dass von Anfang an alle erforderlichen Unterlagen inkl. Anhängen und Nachweisen vollständig und korrekt eingereicht werden. Das vermeidet langwierige Nachfragen und Verzögerungen. 

Fazit

Wenn Sie die oben genannten drei wesentlichen Hebel im Rahmen Ihres Genehmigungsverfahrens beherzigen, können Sie die Bearbeitungszeit Ihres Bauantrages entscheidend reduzieren. 

Unsere Empfehlung: 

Suchen Sie sich einen erfahrenen Planer, der Sie bei der Genehmigungsplanung und während des Genehmigungsverfahrens unterstützt. 

Achten Sie darauf, dass der Planer:

1. ein umfassendes Know-how sowie entsprechende Erfahrung in der Begleitung von Genehmigungsverfahren besitzt;
2. lokal etabliert ist und einen guten Kontakt sowie ein enges Netzwerk sowohl zu den Genehmigungsbehörden als auch zu den zu beteiligenden Sachverständigen (u.a. Brandschutz, Vermessung, Schallschutz) hat; 
3. über ein gutes Verhandlungs- und Argumentationsgeschick mit den Behörden verfügt – insbesondere dann, wenn Bauvorschriften interpretations- und auslegungsfähig sind.

Diese Phase in der Bauplanung ist enorm wichtig. Machen Sie das nicht ohne Fachmann.

Wir unterstützen Sie hierbei gerne!

E-mail: info@cmfpartner.de
Telefon: +49 261 91547-0